Introduction

 

Dans le cadre de mon activité professionnelle, j’ai eu à accomplir plusieurs missions qui réparties en quatre activités ci après citées avec les différents outils utilisés afin de les accomplir au mieux.

 

La gestion comptable

 

De loin la plus conséquente en matière de temps et d’utilisation car je devais effectuer la tenue de la comptabilité courante, la facturation clients (création et édition des factures), le suivi des comptes et de la trésorerie, la saisie des données des travaux de fin d’année, l’édition et la validation des journaux dans le cadre des travaux de fin d’année, l’édition du bilan, compte de résultat et de la balance après les travaux de fin d’année et l’édition et la mise à jour des fiches de payes, la saisie et aide à la réalisation des déclarations sociales (trimestrielle et annuelle)

Avec en plus la collecte des informations commerciales, fiscales, comptables et juridiques, la comptabilisation des documents commerciaux, la saisie et aide à la réalisation de la liasse fiscale ( trimestrielle et annuelle), le contrôle et le suivi juridique, fiscal des données comptables

 

Pour ces tâches, j’ai utilisé les outils CIEL COMPTA en association à EXCEL pour la création des fiches de paye et des factures.

Ceci de préférence aux logiciels CIEL PAYE et CIEL GESTION COMMERCIAL fournis que tardivement et ne s’appliquant que très peu à la nécessité de la gestion de cette entreprise.

 

La gestion administrative

 

Cette tâche quotidienne se composait essentiellement de l’accueil téléphonique de nos clients et fournisseurs, la réception des visiteurs, la gestion des plannings : formation, rendez-vous et personnel, le suivi des dossiers du personnel

 

Cette activité s’appuie sur l’utilisation quotidienne du matériel de bureautique classique : le micro-ordinateur, l’imprimante et le télécopieur.

Quant aux logiciels, ils s’agissaient :

• D’OUTLOOK pour la gestion du planning
• D’OUTLOOK EXPRESS pour la correspondance Internet
• De WORD pour la gestion du courrier et l’édition d’étiquettes dans le cadre d’envoi personnalisé et de publipostage.

  

La gestion commerciale

 

Se dissociant peu de la gestion administrative, l’essentiel du suivi des courriers et des factures s’effectuant en même temps que cette dernière et sur les mêmes outils.

J’ai devait effectuer des études de marchés fournisseurs et le relationnel fournisseur.

 

Cette activité s’appuie sur l’utilisation quotidienne du matériel de bureautique classique : le micro-ordinateur, l’imprimante et le télécopieur.

Quant aux logiciels, ils s’agissaient :

• D’OUTLOOK pour la gestion du planning
• D’OUTLOOK EXPRESS pour la correspondance Internet
• De WORD pour la gestion du courrier et l’édition d’étiquettes dans le cadre d’envoi personnalisé et de publipostage.
• D’EXCEL afin de faire les graphiques à des fins de comparaisons lors des études de marchés.

 

Actions transversales

 

Création des outils de formations

         Ce projet de longue haleine représente une part essentielle de mon travail. J’ai ainsi eu à collecter les données, à rédiger les textes et à fabriquer les diapositives qui ont servi à la réalisation des supports de cours servant de matériaux de bases aux activités de l’entreprise.

         J’ai scanné puis traité les données avec les logiciels de scannage et de retouche d’image. Avec Word, j’ai rédigé les supports de cours papier. La création de diapositives m’a permis d’utiliser POWER POINT et EXCEL pour les graphiques.

         Ce travail fût long et difficile mais aussi le plus intéressant à réaliser, me permettant l’utilisation de logiciels très divers pour une seule et même activité

 

Activité au sein d’une association

         Lors de mon premier poste en tant que secrétaire au sein d’une association, j’ai travaillé sur informatique en utilisant un appareil bureautique classique et les logiciels WORD et ACCESS.

         Tous les mois, l’association éditait un journal. J’avais, avec mes collègues, la tâche de rechercher et de rassembler les informations, puis de rédiger les articles. A l’aide d’un appareil de reprographie, j’en effectuais l’impression puis le pliage, puis l’envoi grâce au publipostage